Zusammenarbeit 2023: Langfristige Strategien

Kollaborationssoftware wurde für die meisten Unternehmen im Jahr 2020 zu einer wichtigen Investition, da sie die Arbeit von zu Hause aus unterstützen müssen. Da Remote- und hybride Arbeitsmodelle inzwischen die Norm sind, haben Tools wie Messaging, Videokonferenzen und Dateifreigabe auch 2023 hohe Priorität. Die Unternehmen sind jedoch bestrebt, das Benutzererlebnis zu verbessern und langfristig sichere, robuste und zuverlässige Lösungen zu entwickeln.

Der plötzliche Umbruch, den die Pandemie verursachte, zwang die Unternehmen dazu, ihre Remote-Operationen nach und nach zu organisieren. Das bedeutete oft die überstürzte Einführung von verbraucher- und cloudbasierten Plattformen für Zusammenarbeit und Konferenzen. Diese Tools ermöglichten im Allgemeinen eine gewisse Kontinuität der Abläufe, aber es gab deutliche Abstriche bei der Leistung und Sicherheit.

Eine fragmentierte Umgebung für die Zusammenarbeit stellt auch die Benutzer vor große Herausforderungen. Eine kürzlich in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie ergab, dass Mitarbeiter von Fortune-500-Unternehmen jeden Tag mehr als 1.200 Mal zwischen verschiedenen Collaboration-Tools wechseln. Der Aufwand, der erforderlich ist, um sich ständig in dieser Umgebung zurechtzufinden, beeinträchtigt die Produktivität und führt zu einer "Überlastung durch Zusammenarbeit", die zu Burnout und Fluktuation führt.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Unternehmen diese Probleme angehen und ihre Strategien für die Remote-Zusammenarbeit in den kommenden Monaten verbessern können:

Beseitigen Sie den Wildwuchs. Viele Außendienstmitarbeiter haben Collaboration-Apps ohne das Wissen oder die Zustimmung der IT-Abteilung übernommen, was zu einem Anwendungswildwuchs führt, der die Benutzer zwingt, während des Arbeitstages zwischen verschiedenen Lösungen zu wechseln. Im Jahr 2023 sollten Unternehmen Maßnahmen zur Standardisierung auf einer einzigen Plattform ergreifen. Der Zugriff auf Videos, Unterhaltungen, Dateien, Aufgaben, Kalender, Bilder und mehr über ein gemeinsames Dashboard verbessert das Workflow-Management, schafft Kontinuität und beseitigt Informationssilos.

Erhöhen Sie die Sicherheit. In Collaboration- und File-Sharing-Umgebungen werden große Mengen an sensiblen Informationen wie Finanzdaten, Kundeninformationen und geistiges Eigentum ausgetauscht. Während die Anbieter Maßnahmen ergreifen, um ihre Produkte zu verbessern, müssen sich Unternehmen auch mit Fragen der Sicherheit, des Datenschutzes und der Einhaltung von Vorschriften befassen. Auf allen Endgeräten der Mitarbeiter sollten Funktionen zum Schutz vor Datenverlusten, zum Filtern von Inhalten und zur Verschlüsselung installiert werden, um das Risiko von Datenverlusten zu minimieren.

Das Netzwerk modernisieren. Bandbreitenverbrauch und Ressourcenkonflikte können zu Problemen führen, wenn immer mehr Benutzer per Fernzugriff auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen. Dies kann zu Leistungsproblemen bei latenzempfindlichen Sprach- und Videoanwendungen führen, die keine Netzwerküberlastung, Paketverluste oder Jitter vertragen. Software-definierte WAN-Lösungen (SD-WAN) gehen auf diese Herausforderungen ein, indem sie einen dynamischen Mix von Verbindungsoptionen mit automatischem Failover auf der Grundlage von Echtzeit-Netzwerkbedingungen und richtlinienbasierten Kontrollen ermöglichen.

Fokus auf Qualität. Als Remote-Mitarbeiter in Scharen zu Video-Collaboration-Plattformen strömten, sahen sie sich häufig mit verwackelten, körnigen Videos und schlechter Tonqualität konfrontiert - oft das Ergebnis unzureichender Internetverbindungen oder minderwertiger Kameras und Mikrofone, die in viele Laptops und andere Endgeräte eingebaut sind. Unternehmen können Qualitätsprobleme beheben, indem sie bessere drahtlose Router, Headsets und Kameras für Remote-Mitarbeiter kaufen oder ihnen die Kosten für die Aufrüstung erstatten. Die Aufrüstung von Audio- und Videogeräten in Besprechungsräumen vor Ort kann sicherstellen, dass die Mitarbeiter während ihrer Arbeit im Büro eine hohe Qualität erleben.

Bessere Verwaltbarkeit. Studien zeigen, dass bis zu einem Drittel der Meetings verspätet beginnen, weil die Teilnehmer Schwierigkeiten haben, die Audio- und Videokonferenz-Tools richtig zu bedienen. Unternehmen sollten Besprechungsräume mit benutzerfreundlichen, Tablet-basierten Schnittstellen ausstatten, über die alle A/V-Geräte gesteuert werden können. Die Integration von Meeting-Management- und Raumbuchungssoftware mit Kalender-, E-Mail- und Chat-Funktionen kann bei der Planung und Terminierung von Teambesprechungen helfen. Diese Tools können auch dazu verwendet werden, Einladungen und Tagesordnungen zu verteilen, Notizen in Echtzeit zu erfassen und freizugeben, Protokolle zu erstellen und Timer zu setzen, um die Besprechungen im Zeitplan zu halten.

Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen helfen, flexibler und widerstandsfähiger zu werden. Die A/V- und Kollaborationsexperten von Rahi können Ihnen helfen, eine Strategie für die Verbesserung Ihrer Kollaborationsplattform zu entwickeln, um die langfristige Unterstützung zu bieten, die Remote-Mitarbeiter benötigen.